surat

Pengertian Surat
SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, disebutkan bahwa surat adalah kertas atau kain dan sebagainya yang bertulis berbagai isi maksudnya.
2. Dalam Oxford Dictionary disebutkan bahwa “letter : written message, request, account of events, etc sent by one person to another.”
3. Ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.
4. Ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan atau dialog tertulis dari suatu pihak (komunikator) kepada pihak penerima (komunikan).
5. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat komunikasi/informasi antara si pengirim dan si penerima yang berwujud tulisan dalam kertas atau lainnya.

Surat Menyurat
 
1. Surat menyurat merupakan suatu proses atau kegiatan berkirim-kiriman surat, atau perihal tulis-menulis surat.
2. Surat menyurat disebut pula dengan istilah korespondensi; sedangkan orangnya disebut koresponden.
3. Koresponden dalam surat menyurat mungkin atas nama pribadi, organisasi, instansi, perusahaan, dan sejenisnya.
4. Bukti seseirang yang suka berkoresponden adalah senang dan sering menulis, mengirim, mendapat, membaca, membalas, dan menyimpan surat-surat.
5. Koresponden terbagi atas dua, yaitu koresponden internal dan eksternal; koresponden internal yaitu koresponden yang terjadi antara satu kantor, instansi, atau organisasi; koresponden eksternal yaitu korsponden yang terjadi antara dua pihak yang berlainan kantor, organisasi, atau instansi.

Tujuan surat
 
1. Tujuan utama seseorang menulis surat, tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya.
2. Gagasan dalam surat dapat berupa tujuan atau maksud-maksud tertentu antara lain :
Memberitahukan
Memperingatkan
Menanyakan
Menjawab
Meminta
Menawarkan; dll
Fungsi surat
a. Fungsi utama surat, seperti telah disebutkan sebelumnya, bahwa fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Jadi funsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis.
b. Fungsi sampingan surat, yakni fungsi surat selain yang utama, antara lain:
1. Sebagai dokumentasi tertulis, yaitu surat digunakan untuk bukti tertulis sebagai “hitam di atas putih” yang sangat kuat dan sulit dipungkiri, misalnya surat perjanjian.
2. Sebagai alat pengingat, yaitu surat dapat digunakan untuk mengetahui atau mengingatkan kembali hal-hal yang telah terlupakan, misalnya surat-surat yang telah disimpan atau diarsipkan.
3. Sebagai bukti historis, yaitu surat dapat digunakan untuk mengetahui atau menyelidiki keadaan orang, organisasi, atau suatu bangsa pada masa silam, misalnya surat-surat R. A. Kartini, Supersemar, dan sebagainya.
Kelebihan surat sebagai alat komunikasi
Surat sebagai alat komunikasi memiliki beberapa kelebihan, antara lain :
1. Surat dapat dipergunakan untuk mencurahkan segala isi hati, perasaan, atau pikiran dengan leluasa dan sepuas-sepuasnya.
2. Surat dapat dipergunakan untuk menyampaikan berita atau informasi kepada pihak lain sesuai dengan sumber aslinya, tanpa perubahan dan ada buktinya.
3. Surat sebagai alat komunikatif yang praktis dan ekonomis, yakni sangat mudah dan relative murah biayanya.
4. Surat sebagai alat komunikasi yang efektif dan efisien, yakni tidak banyak mengeluarkan tenaga dan waktu diperoleh hasil yang maksimal.
Kekurangan surat sebagai alat komunikasi
 
Surat sebagai alat komunikasi juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:
1. Kita tidak dapat bertatap muka, berdialog, atau mendengarkan langsung suara orang yang kita hubungi dalam komunikasi itu.
2. Kita tidak dapat memperoleh balasan atau jawaban seperti yang kita harapkan, jika isi surat itu kurang jelas atau disalahpahami oleh si penerima surat.
3. Boleh jadi, kita tidak mendapat balasan karena si penerima tidak memahami isi surat atau sengaja tidak menanggapinya.
4. Ada kalanya informasi atau berita surat terlamabat atau tidak sampai pada pihak yang dituju tepat pada waktunya. Padahal isi surat kita anggap suatu hal yang sangat penting.

Jenis-jenis Surat
Jenis Surat Menurut Sifat Isinya(Surat Pribadi)
Jenis Surat Menurut Sifat Isinya(Surat Dinas)
Jenis Surat Menurut Wujudnya
Jenis Surat Menurut Keamanan Isinya
Jenis Surat Menurut Banyaknya Sasaran
Jenis Surat Menurut Maksud Isinya
Syarat Surat Yang Baik
Sebuah surat harus memenuhi syarat-syarat tertentu agar dapat dikatakan baik, berikut ini syarat-syarat surat yang baik :
Jelas, artinya surat itu jelas mengenai kepada siapa dikirimkan, dari siapa pengirimnya, apa isi yang ditulis, bagaimana penulisan atau pengetikannya.
Tegas, artinya surat itu harus tegas dalam hal, apa yang dikehendaki pengirim, dan tidak memungkinkan salah tafsir atau salah paham.
Singkat, surat itu harus singkat dalam arti tidak berisi keterangan yang tidak diperlukan, tidak menggunakan kata-kata yang dianggap mubazir atau berlebihan, dll.
Lengkap, yaitu surat harus lengkap dalam arti berisi seluruh informasi yang hendak disampaikan atau diperlukan, menggunakan kalimat lengkap, tidak menghilangkan SPO.
Benar, surat itu harus benar dalam arti dibuat memang benar-benar diperlukan, berisi info yang benar, berisi alasan yang benar, ditulis/siketik secara benar.
Sopan, yaitu surat harus sopan dalam arti bijaksana dalam mengemukakan kehendak/gagasan, tidak meremehkan pihak lain, dll.
Menarik, yaitu surat itu harus menarik dalam arti, menggunakan kertas dan sampul yang sesuai dan serasi, memilih bentuk surat yang tepat sesuai dengan kebiasaan suatu kantor, menulis atau mengetik dengan bersih dan rapi agar menarik untuk dibaca.
Langkah-langkah Penyusunan dan Penyelesaian Surat
Langkah – langkah penyusunan dan penyelesaian surat terbagi empat tahap yaitu :
Persiapan, yaitu tahap yang meliputi kegiatan persiapan berupa konsep surat untuk diketik, mesin ketik atau komputer yang layak pakai, kertas, tinta, dan sampul surat.
Penulisan, tahap ini mencakup kegiatan untuk menentukan bentuk surat resmi sesuai dengan ketentuan kantor lembaga, mengetik surat dengan betul, jelas, dan bersih.
Pengiriman, tahap ini meliputi kegiatan untuk segera mengirimkan surat kepada alamat yang dituju segera setelah selesai diketik dan ditandatangani, segera setelah mengirimkan tembusannya, jika surat tersebut ada tembusannya.
Penyimpanan, tahap ini mencakup kegiatan untuk mengagendakan secara baik surat yang dikirimkan, mengarsipkan/menyimpan arsip surat yang dikirim secara rapi dan teratur pada tempat yang disediakan.
DAFTAR PUSTAKA
Suprapto. 2004. Pedoman Lengkap Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Magetan: Indah Surabaya.
http://www.e-dukasi.net/mapok/mp_full.php?id=166&fname=materi3.html
http://bursa-kerja.ptkpt.net/_karir.php?_karir=contoh-cv-inggris
http://www.google.co.id/dikti.net
http://books.google.co.id/books

Terima Kasih:
Allah SWT
Orang Tua
Guru Pembimbing Ibu Novita Rahayu