Minggu, 06 Desember 2009

surat menyurat

DASAR-DASAR SURAT MENYURAT
A. SURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI
1. Pengertian Surat

a. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, disebutkan bahwa surat adalah kertas atau kain dan sebagainya yang bertulis berbagai isi maksudnya.
b. Dalam Oxford Dictionary disebutkan bahwa “letter : written message, request, account of events, etc sent by one person to another.”
c. Ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.
d. Ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan atau dialog tertulis dari suatu pihak (komunikator) kepada pihak penerima (komunikan).
e. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat komunikasi/informasi antara si pengirim dan si penerima yang berwujud tulisan dalam kertas atau lainnya.

2. Surat Menyurat

a. Surat menyurat merupakan suatu proses atau kegiatan berkirim-kiriman surat, atau perihal tulis-menulis surat.
b. Surat menyurat disebut pula dengan istilah korespondensi; sedangkan orangnya disebut koresponden.
c. Koresponden dalam surat menyurat mungkin atas nama pribadi, organisasi, instansi, perusahaan, dan sejenisnya.
d. Bukti seseirang yang suka berkoresponden adalah senang dan sering menulis, mengirim, mendapat, membaca, membalas, dan menyimpan surat-surat.
e. Koresponden terbagi atas dua, yaitu koresponden internal dan eksternal; koresponden internal yaitu koresponden yang terjadi antara satu kantor, instansi, atau organisasi; koresponden eksternal yaitu korsponden yang terjadi antara dua pihak yang berlainan kantor, organisasi, atau instansi.

3. Tujuan Penulisan Surat

a. Tujuan utama seseorang menulis surat, tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya.
b. Gagasan dalam surat dapat berupa tujuan atau maksud-maksud tertentu antara lain :
1. Memberitahukan
2. Memperingatkan
3. Menanyakan
4. Menjawab
5. Meminta
6. Menawarkan; dll.

4. Fungsi Surat

a. Fungsi utama surat, seperti telah disebutkan di atas, bahwa fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Jadi funsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis.
b. Fungsi sampingan surat, yakni fungsi surat selain yang utama, antara lain:
1) Sebagai dokumentasi tertulis, yaitu surat digunakan untuk bukti tertulis sebagai “hitam di atas putih” yang sangat kuat dan sulit dipungkiri, misalnya surat perjanjian.
2) Sebagai alat pengingat, yaitu surat dapat digunakan untuk mengetahui atau mengingatkan kembali hal-hal yang telah terlupakan, misalnya surat-surat yang telah disimpan atau diarsipkan.
3) Sebagai bukti historis, yaitu surat dapat digunakan untuk mengetahui atau menyelidiki keadaan orang, organisasi, atau suatu bangsa pada masa silam, misalnya surat-surat R. A. Kartini, Supersemar, dan sebagainya.

5. Kelebihan Surat Sebagai Alat Komunikasi

Surat sebagai alat komunikasi memiliki beberapa kelebihan, antara lain :
a. Surat dapat dipergunakan untuk mencurahkan segala isi hati, perasaan, atau pikiran dengan leluasa dan sepuas-sepuasnya.
b. Surat dapat dipergunakan untuk menyampaikan berita atau informasi kepada pihak lain sesuai dengan sumber aslinya, tanpa perubahan dan ada buktinya.
c. Surat sebagai alat komunikatif yang praktis dan ekonomis, yakni sangat mudah dan relative murah biayanya.
d. Surat sebagai alat komunikasi yang efektif dan efisien, yakni tidak banyak mengeluarkan tenaga dan waktu diperoleh hasil yang maksimal.

6. Kekurangan Surat Sebagai Alat Komunikasi

Surat sebagai alat komunikasi juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:
a. Kita tidak dapat bertatap muka, berdialog, atau mendengarkan langsung suara orang yang kita hubungi dalam komunikasi itu.
b. Kita tidak dapat memperoleh balasan atau jawaban seperti yang kita harapkan, jika isi surat itu kurang jelas atau disalahpahami oleh si penerima surat.
c. Boleh jadi, kita tidak mendapat balasan karena si penerima tidak memahami isi surat atau sengaja tidak menanggapinya.
d. Ada kalanya informasi atau berita surat terlamabat atau tidak sampai pada pihak yang dituju tepat pada waktunya. Padahal isi surat kita anggap suatu hal yang sangat penting.


B. JENIS-JENIS SURAT
Jenis-jenis surat ada banyak, namun dalam hal ini penulis hanya menjelaskan beberapa jenis surat saja, berikut ini penjelasannya :

1. Jenis Surat Menurut Sifat Isinya

1) Surat Pribadi
a. Kekeluargaan
b. Kedinasan/resmi
2) Surat Dinas
a. Swasta
b. Pemerintah

2. Jenis Surat Menurut Wujudnya

1) Surat Biasa
2) Warkat Pos
3) Kartu Pos
4) Memo dan Nota
5) Telegram

3. Jenis Surat Menurut Keamanan Isinya

1) Surat Biasa (satu sampul)
2) Surat rahasia (dua sampul)
3) Surat sangat rahasia (tiga sampul)


4. Jenis Surat Menurut Banyaknya Sasaran

1) Surat biasa, yaitu surat yang dikirimkan hanya kepada seseorang atau alamat tertentu
2) Surat edaran/sirkulir, yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau pejabat tertentu dengan kemungkinannya untuk disampaikan kepada lingkup yang lebih luas.
3) Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat, dan lainnya yang namanya sulit untuk disebutkan satu persatu.

5. Jenis Surat Menurut Maksud Isinya

1) Surat pemberitahuan
2) Surat peringatan
3) Surat pertanyaan
4) Surat jawaban
5) Surat permintaan
6) Surat penawaran
7) Surat perintah
8) Surat laporan; dll.

0 komentar: